Base de données des produits FAQ
Nous avons récemment commencé à demander à nos vendeurs de nous fournir des bases de données de produits et certains d'entre eux ont naturellement posé des questions. Nous avons pensé qu'il serait bon de rassembler les questions les plus courantes dans un espace unique afin que toute personne curieuse puisse obtenir les réponses dont elle a besoin.
Q : Pourquoi dois-je fournir une base de données de produits ?
R : Nous avons mis au point un nouveau système de gestion des retours qui offrira de nombreuses nouvelles fonctionnalités et permettra de traiter et d'expédier les marchandises retournées de manière plus rapide et plus précise. Pour ce faire, les données relatives aux produits doivent être en place afin que le processus d'arrivée soit le plus fluide et le plus précis possible. Nous nous alignons ainsi sur le mode de fonctionnement de la plupart des sociétés de gestion des retours.
Nous pensons que, bien que de nombreux vendeurs aient des produits, des exigences et des moyens différents pour gérer leur propre opération, cette méthode apportera le plus d'avantages au plus grand nombre de vendeurs et à nos hubs. Pour les cas particuliers, il existe toujours des alternatives.
Dans l'ensemble, les avantages sont donc les suivants
- Traitement plus rapide et plus précis de vos déclarations.
- Traitement plus précis des commandes de revente et d'exécution.
- Moins de questions sur les retours, ce qui vous permet de traiter les remboursements et les échanges plus rapidement.
- Génération automatisée de factures commerciales pour les expéditions de foreurs transversaux.
Tout cela vous permet d'économiser du temps et de l'argent et, en fin de compte, de vous offrir un meilleur service, à vous et à vos clients.
Q : À quoi servent les données ?
R : Lorsqu'un retour arrive dans l'un de nos centres, un code-barres est scanné dans la majorité des cas, si ce n'est pas sur l'article, c'est sur l'emballage du retour. La possibilité de faire correspondre ce code à un article existant donne à notre personnel tout ce dont il a besoin pour savoir ce que l'article devrait être, et s'il correspond aux marchandises qui sont censées être renvoyées. Cela permet de mettre en évidence les erreurs ou les fraudes lorsque des marchandises incorrectes sont renvoyées par erreur ou par malveillance. Il en résulte des données plus précises sur les produits et des données significatives sur les retours, ce qui vous permet de résoudre les problèmes liés à certains articles ou d'identifier des tendances.
Ces données sont également utilisées lorsque les marchandises retournées doivent être expédiées au-delà des frontières, car elles nous permettent de créer des factures commerciales instantanément, automatiquement et avec précision, sans vous demander de données supplémentaires et sans attendre que ces données soient introduites dans notre système. Les champs obligatoires de la base de données ne comportant pas de code-barres sont utilisés à cette fin, de sorte que certains vendeurs dont les marchandises retournées ne doivent pas franchir les frontières n'ont pas besoin de remplir toutes les colonnes (bien que nous vous recommandions de le faire à des fins d'identification).
Q : Mes déclarations ne franchissent pas de frontière internationale. Dois-je fournir la base de données ?
R : Oui. Bien que certaines des colonnes indiquées comme obligatoires ne soient pas nécessaires parce qu'il n'est pas nécessaire de créer une facture commerciale, nous avons toujours besoin d'une liste de codes-barres et, de préférence, d'informations sur les UGS, afin de faciliter l'identification. Sans ces informations, nos partenaires de la plate-forme devront saisir manuellement les données relatives aux articles, ce qui ralentira le processus et risque d'entraîner des erreurs. S'il y a des données obligatoires que vous ne pouvez pas fournir et que vous ne dépassez pas les frontières internationales (par exemple, les clients de l'UE uniquement), faites-le nous savoir et nous vous conseillerons en fonction de votre situation.
Q : Peut-on s'en tenir à l'ancienne façon de faire ?
R : En fin de compte, non. Étant donné que nous développons un nouveau système plus performant pour la gestion des retours, l'ancienne méthode de travail sur notre portail précédent sera lentement dépréciée. Au fur et à mesure que cet ancien système disparaîtra, notre nouveau système prendra le relais. Bien que le changement puisse être nouveau et peu familier pour certains de nos clients, nous serons présents pour recevoir des commentaires, ajouter des fonctionnalités et apporter des modifications afin que l'expérience de l'utilisateur soit la plus harmonieuse possible. Nous vous demandons de faire preuve de patience et de compréhension pendant cette période de transition.
Q : Notre base de données change constamment, il serait donc inutile de l'importer une seule fois !
R : Il vaut toujours mieux avoir quelques données que pas de données du tout. Par conséquent, même si ces données sont susceptibles d'être obsolètes, nous vous demandons de nous les envoyer. À l'avenir, nous prévoyons d'ajouter des systèmes qui vous permettront d'exporter et de mettre à jour vous-mêmes les données relatives à vos produits, de sorte qu'il sera possible de les mettre à jour en masse ou individuellement. L'intégration avec nous est également une alternative privilégiée, car elle permet de mettre à jour dynamiquement vos produits avec nous, en s'adaptant à tous les changements que vous pourriez apporter. En attendant, vous pouvez nous envoyer les données de vos produits et nous les importerons pour vous. Cela nous aide également à gérer les données, car certaines vérifications sont nécessaires avant qu'elles ne soient importées. Nous pouvons également tester notre nouveau système pour tenir compte des nombreuses situations différentes que nous rencontrons avec les produits des différents vendeurs.
Q : Qu'est-ce qu'un "code-barres primaire" ?
R : La colonne Code-barres primaire de notre base de données de produits est appelée ainsi uniquement parce que nous pouvons l'utiliser pour faire correspondre et mettre à jour les produits par le biais d'importations ultérieures pour ceux qui utilisent leurs codes-barres comme identificateurs primaires pour leurs produits. Autrement, lorsqu'un produit est scanné, tous les champs du code-barres sont vérifiés, donc si un type de code-barres est inclus sur la boîte et un autre sur l'article, vous pouvez ajouter un code-barres à la colonne primaire et l'autre à la colonne Code-barres 2 et les deux seront vérifiés. En dehors du fait qu'il est utilisé comme identifiant unique, il n'y a pas de "type" spécifique de code-barres requis pour la colonne primaire.
Q : Nous ne pouvons pas fournir certaines données. Que devons-nous faire ?
R : Faites-nous part de votre situation et des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas fournir les données tout en fournissant ce que vous pouvez. La plupart des colonnes obligatoires du modèle ne sont utilisées que pour les factures commerciales ; elles peuvent donc ne pas être nécessaires si vos retours ne franchissent pas de frontière. Certains vendeurs n'utilisent pas le code-barres, par exemple, ou expédient des marchandises uniques ; dans ce cas, l'UGS peut être utilisée à la place, ou d'autres solutions de contournement similaires.
Q : Nous ne voulons pas fournir la base de données de nos produits, que se passe-t-il ?
R : Si, pour une raison quelconque, vous ne voulez pas ou ne pouvez pas fournir la base de données des produits, nous devrons peut-être revoir votre tarification et les services que nous proposons afin de tenir compte du travail supplémentaire que cela implique. Cela peut se traduire par une augmentation des frais de traitement et peut également entraîner des frais pour des tâches telles que la génération de factures, la résolution de questions si l'intégration aurait permis d'éviter ces frais ou ces questions.
Toute augmentation des frais vous sera communiquée avec un préavis d'au moins 30 jours.
Pour les clients manuels / non intégrés ou sans base de données, les frais de traitement seront supérieurs d'environ 10 %.
Q : Comment l'intégration peut-elle contribuer à cette tâche ?
R : L'intégration est l'option préférée par rapport aux bases de données de produits, mais tout le monde ne peut pas s'intégrer avec nous. L'intégration nous permet de récupérer les informations sur les produits au moment de l'arrivée et de la numérisation, ainsi que de récupérer la base de données de produits périodiquement, si nécessaire, si aucun code-barres n'est disponible. Si vous êtes déjà intégré, vous n'avez pas besoin de fournir une base de données de produits (à moins que ce ne soit via la méthode Spreadsheet Rest-API). Si ce n'est pas le cas, veuillez consulter notre page d'intégration pour voir si nous nous intégrons actuellement à votre système de gestion des commandes.
Q : Comment les données sont-elles stockées ? Les données sont-elles conformes au GDPR ?
R : Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité pour plus de détails sur la façon dont nous stockons toutes les données que nous gérons, mais il suffit de dire qu'en tant qu'entreprise basée et opérant dans l'UE, oui, nous sommes conformes au GDPR et prenons la protection des données très au sérieux.
