FAQ sur la base de données de produits
Nous avons récemment commencé à demander des bases de données de produits à nos vendeurs et certains d'entre eux avaient, comme on pouvait s'en douter, des questions. Nous avons pensé qu'il serait intéressant de rassembler les questions les plus courantes dans un seul espace afin que toute personne curieuse puisse obtenir les réponses dont elle a besoin.
Q : Pourquoi dois-je fournir une base de données de produits ?
R : Nous avons développé un nouveau système de gestion des retours qui offrira de nombreuses nouvelles fonctionnalités et fournira un moyen plus rapide et plus précis de traiter et d'expédier les marchandises retournées. Cela nécessite que les données des produits soient en place pour que le processus d'arrivée soit aussi fluide et précis que possible. Cela nous permet de nous aligner sur le fonctionnement de la plupart des sociétés de gestion des retours.
Nous pensons que même si de nombreux vendeurs ont des produits, des exigences et des moyens différents pour gérer leur propre activité, cette méthode apportera le plus d'avantages au plus grand nombre de vendeurs et à nos hubs. Pour les cas particuliers, il existe toujours des alternatives.
Donc, dans l’ensemble, les avantages sont les suivants
- Traitement plus rapide et plus précis de vos déclarations.
- Traitement plus précis des commandes de revente/exécution.
- Moins de questions sur les retours vous permettant de traiter les remboursements et les échanges plus rapidement.
- Génération automatisée de factures commerciales pour les expéditions transfrontalières.
Tout cela vous permet d’économiser du temps et de l’argent et, en fin de compte, d’offrir un meilleur service à vous et à vos clients.
Q : À quoi servent les données ?
R : Lorsqu'un retour arrive dans l'un de nos centres, un code-barres est scanné dans la majorité des cas, s'il ne se trouve pas sur l'article, alors sur l'emballage de retour. Le fait de pouvoir faire correspondre ce code à un article existant donne au personnel de notre centre tout ce dont il a besoin pour savoir quel doit être l'article et s'il correspond aux produits qui sont censés être retournés. Cela peut mettre en évidence des erreurs ou des fraudes lorsque des produits incorrects sont retournés par erreur ou par malveillance. Le résultat est des données de produit plus précises ainsi que des données significatives sur vos retours, vous permettant de résoudre les problèmes liés à certains articles ou d'identifier des tendances.
Les données sont également utilisées lorsque les marchandises retournées doivent être expédiées au-delà des frontières, car elles nous permettent de créer des factures commerciales instantanément, automatiquement et avec précision, sans vous demander de données supplémentaires et sans attendre que ces données soient saisies dans notre système. Les champs obligatoires de la base de données qui ne contiennent pas de code-barres sont utilisés à cette fin. Certains vendeurs dont les marchandises retournées n'ont pas besoin de traverser les frontières peuvent donc ne pas avoir besoin de remplir toutes les colonnes (bien que nous vous recommandons tout de même de le faire à des fins d'identification).
Q : Mes déclarations ne traversent pas de frontière internationale. Dois-je fournir la base de données ?
R : Oui. Bien que certaines des colonnes signalées comme obligatoires puissent ne pas être nécessaires en raison de l'absence de facture commerciale à créer, nous avons néanmoins besoin d'une liste de codes-barres et, de préférence, d'informations sur les références, pour faciliter l'identification. Sans cela, nos partenaires de hub devront saisir manuellement les données des articles, ce qui ralentira le processus et peut introduire des erreurs. Si vous ne pouvez pas fournir certaines données obligatoires et que vous ne traversez pas de frontières internationales (par exemple, les clients de l'UE uniquement), faites-le nous savoir et nous pourrons vous conseiller en fonction de votre situation.
Q : Pouvons-nous nous en tenir à l’ancienne façon de faire les choses ?
R : En fin de compte, non. À mesure que nous développons un nouveau système amélioré de gestion des retours, l'ancienne méthode de travail sur notre ancien portail sera progressivement abandonnée. À mesure que nous mettrons fin à cet ancien système, notre nouveau système prendra le relais et, même si le changement peut être nouveau et inconnu pour certains de nos clients, nous serons là pour recueillir vos commentaires, ajouter des fonctionnalités et apporter des modifications afin de rendre l'expérience utilisateur aussi fluide que possible. Nous vous demandons de faire preuve de patience et de compréhension pendant ce processus de transition.
Q : Notre base de données change tout le temps, donc l’importer une seule fois serait inutile !
R : Il vaut toujours mieux avoir quelques données que pas de données du tout, donc même si elles risquent de devenir obsolètes, nous vous demandons quand même de nous les envoyer. À l'avenir, nous prévoyons d'ajouter des systèmes qui vous permettront d'exporter et de mettre à jour vous-même vos données de produits, afin de pouvoir les mettre à jour en masse ou individuellement. L'intégration avec nous est également une alternative préférée, car elle fonctionne de manière dynamique en mettant à jour vos produits avec nous, en s'adaptant à toutes les modifications que vous pourriez apporter. En attendant, vous pouvez nous envoyer vos données de produits et nous les importerons pour vous. Cela nous aide également à gérer les données car certaines vérifications sont nécessaires avant de pouvoir les importer. Nous pouvons également tester notre nouveau système pour tenir compte des nombreuses situations différentes que nous rencontrons avec les produits de différents vendeurs.
Q : Qu'est-ce qu'un « code-barres principal » ?
R : La colonne Code-barres principal de notre base de données de produits est appelée ainsi uniquement parce que nous pouvons l'utiliser pour faire correspondre et mettre à jour les produits via des importations ultérieures pour ceux qui utilisent leurs codes-barres comme identifiants principaux pour leurs produits. Sinon, lorsqu'un produit est scanné, tous les champs de code-barres sont vérifiés. Ainsi, si un type de code-barres est inclus sur la boîte et un autre sur l'article, vous pouvez en ajouter un à la colonne Code-barres principal et l'autre à la colonne Code-barres 2 et les deux seront vérifiés. En dehors de son utilisation comme identifiant unique, aucun « type » spécifique de code-barres n'est requis pour la colonne principale.
Q : Nous ne pouvons pas fournir certaines données. Que faire ?
R : Faites-nous part de votre situation et de la raison pour laquelle vous ne pouvez pas fournir les données alors que vous pouvez le faire. De nombreuses colonnes obligatoires du modèle ne sont utilisées que pour les factures commerciales. Elles peuvent donc ne pas être nécessaires si vos retours ne traversent pas de frontière. Certains vendeurs n'utilisent pas le code-barres par exemple, ou expédient des marchandises uniques. Dans de tels cas, le SKU peut être utilisé à la place, ou d'autres solutions de contournement similaires.
Q: Nous ne souhaitons pas fournir notre base de données de produits, que se passe-t-il ?
R : Si pour une raison quelconque vous ne souhaitez pas ou n'êtes pas en mesure de fournir la base de données de produits, nous devrons peut-être revoir vos tarifs et services afin de tenir compte du travail supplémentaire que cela implique. Cela peut entraîner une augmentation des frais de traitement et peut également entraîner des frais pour des tâches telles que la génération de factures ou la résolution de requêtes si l'intégration aurait permis d'éviter de tels frais ou requêtes.
Toute augmentation des frais vous sera communiquée avec un préavis d'au moins 30 jours de tout changement.
Frais pour les clients manuels / non intégrés ou sans base de données fournie, les coûts de traitement seront environ 10 % plus élevés.
Q : Comment l’intégration va-t-elle aider à résoudre ce problème ?
R : L'intégration est l'option préférée par rapport aux bases de données de produits, mais tout le monde ne peut pas s'intégrer avec nous. L'intégration nous permet de récupérer les informations sur les produits au moment de leur arrivée et de leur numérisation, ainsi que de récupérer périodiquement la base de données des produits si nécessaire, si aucun code-barres n'est disponible. Si vous êtes déjà intégré, vous n'avez pas besoin de fournir une base de données de produits (sauf si c'est via la méthode Rest-API de la feuille de calcul). Si ce n'est pas le cas, veuillez consulter notre page d'intégrations pour voir si nous nous intégrons actuellement à votre système de gestion des commandes.
Q : Comment les données sont-elles stockées ? Sont-elles conformes au RGPD ?
A : Vous pouvez consulter notre Politique de confidentialité pour plus de détails sur la manière dont nous stockons toutes les données que nous gérons, mais il suffit de dire qu'en tant qu'entreprise basée et opérant hors de l'UE, oui, nous sommes conformes au RGPD et prenons la protection des données très au sérieux.
